В жизни каждой компании бывают ситуации, когда потребность в реновации офиса уже назрела, а срок аренды помещения истекает еще не скоро. Существует несколько основных причин, по которым офису может потребоваться реконцепция без переезда.
Артём Пантелеев, коммерческий директор «Гинт-М»
Первая – изменение размера компании. Например, рост бизнеса приводит к увеличению числа сотрудников, и чтобы создать дополнительные рабочие места, сохранив офис максимально комфортным, возникает потребность в грамотной реконцепции помещения.
Бывают ситуации, когда компании необходимо сократить штат сотрудников. В этом случае также возникает потребность в изменении офиса и сдачи лишних площадей в субаренду.
Вторая причина связана с необходимостью поменять дизайн. Например, со временем в офисе устаревает отделка, меняются интерьерные тренды, и компании хочется обновить отдельные рабочие зоны, сделать более современными зону ресепшн, переговорные и т.д.
И, наконец, третья причина – ребрендинг, смена логотипа, корпоративных цветов компании.
Все это также влечет за собой реконцепцию офисного пространства.
О специфике ремонта в работающем офисе и о том, как обновить офисное помещение «без отрыва от производства» рассказывает Артем Пантелеев, коммерческий директор строительной компании «Гинт-М».
Есть ли у вас план?
Процесс реконцепции офисного помещения состоит из нескольких этапов:
- Выбор архитектора. Проектные работы.
- Проведение тендера, выбор генподрядчика.
- Составление графика производственных работ.
На первом этапе архитектор на основе потребностей заказчика формирует ТЗ и готовит проект на бумаге – с размерами и артикулами всех инженерных и архитектурных позиций, чтобы было понятно «сколько вешать в граммах». На втором этапе клиент выбирает компанию-генподрядчика, знакомится с опытом ее работы, запрашивает портфолио, рекомендательные письма и т. д. Кстати, если подрядчик говорит, что реконцепция без переезда прошла легко, без сучка и задоринки, стоит усомниться в правдивости его слов. Наш опыт показывает, что такого не бывает. Основываясь на опыте генподрядных организаций, заказчик получает представление о бюджете. Однако нужно понимать, что бюджет – не фиксированная цена. Это приблизительная стоимость, на которую вышел подрядчик на основе своего опыта. Конкретное коммерческое предложение по стоимости для конкретного офиса может дать только проект и подробная рабочая документация по нему.
На третьем этапе составляется график, который определяет сроки основных видов работ: демонтажные работы, уборка, строительные работы, монтаж, уборка, сдача объекта. Важно учитывать, что основное влияние на срок реализации любого проекта оказывает график поставки материалов и инженерного оборудования. Технология работ одинакова: укладка 20 кв.м плитки всегда занимает одно и то же время. Однако один вид плитки можно купить у поставщика в Москве за один день, а другой придется ждать из Италии 12 недель. В нашей практике был пример, когда мы занимались реновацией двух офисов в одном и том же БЦ. Однако в первом случае была поставлена задача делать ремонт с использованием материалов, которые можно купить в Москве, во втором – из материалов, выбранных архитектором. Первую реновацию мы завершили через 2,5 месяца, вторую – через четыре. Площадь этажей и объем работ были одинаковыми. «Лишние» полтора месяца во втором случае мы просто ждали материал. Другой пример. Реконцепцию 6100 кв.м мы выполнили за два с половиной месяца, а на проект площадью 1300 кв.м потребовалось 6 месяцев: одним из условий договора было требование проверять каждую инженерную систему трижды.
Иногда, уже в ходе работ, у клиента может возникнуть потребность сократить срок работ: необходимо провести презентацию, принять в офисе партнеров и т.д. Как правило, исполнители стараются найти способ пойти навстречу просьбам заказчика. Так, например, в нашей практике был случай, когда клиент попросил закончить работы к определенному сроку, а светильники от поставщика еще не поступили. Мы нашли светильники похожего дизайна, повесили их, наш заказчик провел мероприятие. После, по выходным дням, мы доделывали оставшуюся работу, и, когда пришли заказанные светильники, произвели замену. Другой случай. Для офиса клиента в переговорную были заказаны шпонированные панели, срок их изготовления составлял две недели, а заказчику срочно потребовалась переговорная. Мы просто покрасили стены в цвет шпона, и наш клиент смог провести там важную встречу. Через две недели мы установили шпонированные панели.
Не получится сократить срок реновации только в том случае, если этого не позволяют технологические правила. Простейший пример: невозможно уложить паркет на 10-ти дневную стяжку, необходимо выждать 21 день. Остальные работы – уборку, вывоз мусора и прочее можно провести быстрее. Сокращение срока реализации проекта по просьбе заказчика не обязательно ведет к удорожанию проекта. Если объем работ остается прежним, заказчик просит сократить срок, исполнитель может пойти ему навстречу.
Праздник – лучшее время для ремонта
Реконструкция без переезда – безусловно, самый беспокойный вид работ: много пыли, при сварочных работах запах чувствуется по всему офису и т. д. Строителям лучше и проще работается в помещении shell&core, когда никого нет на объекте, нет ограничений по времени работы. Однако при грамотном подходе и четком планировании – помните латинскую поговорку Amat victoria curam (победа любит подготовленных) – реконструкция пройдет в соответствии с графиком и с минимальным дискомфортом для сотрудников офиса.
Во время проведения проектных работ офис может работать в обычном режиме. Если требуется небольшой ремонт (замена коврового покрытия, покраска стен, замена мебели), его можно провести в выходные дни. Некоторые виды косметических работ (например, покраска стен в переговорной) можно провести в функционирующем офисе. Однако проводить основные строительные работы – возводить гипсокартонные перегородки, сверлить стены – в работающем офисе будет вряд ли возможно. Для этого строителям придется работать во «внеурочное» время.
Предположим, заказчик поставил задачу отремонтировать 300 кв.м в своем офисе. Если все хорошо спланировать и спроектировать, выбрать подрядчика, который закупит необходимый материал, дождется его доставки в Москву, разместит его на временном складе, работы по реконцепции можно провести… в праздничные дни. У нас есть два долгих праздничных периода – новогодние каникулы и майские праздники. Этого времени достаточно для проведения ремонтных работ подобного объема. И для компании, и для рабочих это – идеальная ситуация: сотрудники на каникулах, рабочие никому не мешают, могут проводить шумные работы, демонтаж, вывозить мусор и прочее.
В случае, если необходима реконцепция большей площади, можно часть сотрудников перевести на аутсорсинг (если это допустимо), часть – отправить в отпуска (в летний период, например, когда бизнес-активность замирает), часть – уплотнить в существующем офисе. В прошлом году мы завершили проект полной реконструкции офиса для одной компании. Согласно плану, четырехэтажное здание было реконструировано в трехэтажное. Все три этажа были демонтированы до бетона и выполнены заново: новые материалы, новый ремонт, новый дизайн, новая отделка. Сотрудники на время реконцепции оставались в этом же здании, перемещаясь с одного этажа на другой.
Без шума и пыли
Самый непростой вариант – когда нужно провести реновацию функционирующего офиса, занимающего один-единственный этаж. Проблема в том, что пожарная сигнализация, система пожаротушения, пожарный водопровод едины для всего пространства. Но сварочные работы в помещении, где не отключены пожарные датчики, проходить не могут: непременно сработает сигнализация. Поэтому потребуется обособить и отключить зону, где ведется ремонт, от всех этих систем. Также необходимо решить задачу уплотнения рабочих мест: нужно рассадить сотрудников из зоны ремонта в другие помещения.
К сожалению, помещение нельзя «растянуть», оно не резиновое. Точки подключения, шахты, куда подведены коммуникации, зачастую находятся в зоне, где работают сотрудники, в другом крыле здания. Нужно будет выгораживать внутри этого пространства коридоры, по которым будут ходить рабочие, чтобы, например, монтировать воздуховоды, идущие через весь офис.
Необходимо обособлять зоны прохода в реконструируемую часть, чтобы максимально изолировать ремонтные работы от функционирующего офиса. На рабочей площадке внешние окна придется заклеивать специальной пленкой, чтобы защитить стекла, а заодно и оградить улицу от строительных издержек: в нашей практике был случай, когда при проведении работ на одном из проектов жителям соседнего дома мешал яркий свет от сварочных работ (звука они не слышали, а свет отражался в окнах). Нам пришлось завешивать окна черным непрозрачным материалом, чтобы не нарушать покой соседей.
Во время строительных работ необходимо применение специальных технологий, снижающих шум: использование алмазных дисков для резки бетона, строительных дюбелей для монтажа перегородок и т.д. В рабочей зоне обязательно должна быть хорошая вытяжка и обеспыливание (полив дисперсионной водой). И, конечно, необходим постоянный клининг, уборка в процессе стройки. Важнейшее значение имеет культура производства. Недопустимо, чтобы под ногами валялись обрезки кабеля, остатки конструкций, гвозди, опилки и прочее.
Откуда берутся непредвиденные расходы?
Бывает, что у компании, заказавшей реконцепцию без переезда, нет качественной исполнительной документации, которую должен был передать в свое время подрядчик, делавший предыдущий ремонт, либо владелец здания. Например, в каждом помещении существуют так называемые «серые» зоны. Архитектор, который делает замеры в офисе для будущей реконцепции, не может проникнуть в каждый уголок шахты, есть вероятность ошибиться в том, как именно расположены инженерные коммуникации и т.д. Когда начинаются ремонтные работы, генподрядчик вскрывает коммуникации и видит, что трубы, которые изначально не планировалось менять, прогнили; или не хватает воздуха, так как раньше в этой зоне располагалось 100 человек, а теперь 115. Нужен новый воздуховод. Еще один пример, в проекте обозначена определенная высота потолка, а при демонтаже обнаруживается балка на потолке. Никто не знал, что она там есть. А балку трогать нельзя, это несущая конструкция. И потолок в этой зоне нужно опускать, либо как-то обыгрывать переход высот. А это, разумеется, дополнительные расходы.
При формировании бюджета рекомендуется обязательно учитывать определенный процент на непредвиденные расходы: лучше потом вернуть сэкономленные средства, чем возвращаться к доработке бюджета. Процесс пересогласования бюджета всегда проблематичен, особенно в западной корпорации, где бюджет составляется на год. А заложенные в бюджет проценты на непредвиденные расходы дают возможность минимизировать все риски.
На чем можно сэкономить?
Реконцепция без переезда оставляет не слишком много возможностей для экономии. Стоимость строительных материалов и стоимость работ будет практически одинаковой как в новом здании, так и в уже арендованном офисе.
При реконцепции без переезда существуют важные ограничения по времени: пока сотрудники в офисе, нельзя, условно говоря, работать отбойным молотком. Следовательно, можно работать только после окончания рабочего дня. А если рядом с бизнес-центром расположены жилые дома, времени для строительных работ будет еще меньше. Привлечь 100 рабочих к реновации на площадке 30 кв.м также нельзя, они там просто не поместятся. Поэтому сократить сроки реализации проекта вряд ли удастся.
При подсчете экономии на первый план выходит размер арендной платы. Если в занимаемом офисе арендатор добился устраивающих его условий по арендной ставке, для него проще и дешевле сделать частичную реновацию в арендованном офисе, чем куда-то переезжать, платить за переезд, клининг, восстановительный ремонт занимаемого помещения.
В любом случае, главный «секрет» успеха реконцепции без переезда – грамотное планирование и надежные подрядчики, качественный проект, детально проработанное техническое задание на строительные работы, четкий график производства работ – все это позволит минимизировать риски реализации проекта, уложится в отведенные для этого сроки и вписаться в согласованный бюджет.
Статья подготовлена Артёмом Пантелеевым, коммерческим директором «Гинт-М»
