Современный бизнес постоянно меняется. Последние тренды в области диджитализации и смещение акцента в сторону интеллектуализации способствовали появлению такого понятия как «Умный офис». О том, что такое Smart Office и какими особенностями он обладает рассказывает технический директор компании Zeppelin Максим Сергеев.
Что такое Smart Office?
Smart Office является следствием трансформаций современных бизнесов, связанных с пониманием того, что на первый план в творческих управленческих задачах выходят сами люди и их когнитивные способности. Эффективное применение этих способностей сегодня возможно только при максимальной автоматизации, цифровизации компаний и улучшении устаревших офисов.
Важно отметить, что на первом этапе должно произойти переосмысление процессов работы, подходов и методологий, и только после этого может появиться понимание, что компании нужен Smart Office или какие-либо его элементы. Однако подобные нововведения подходят далеко не всем. Прежде всего, они необходимы интеллектуальным бизнесам, требующим творческой составляющей в процессе работы.
Таким образом, Smart Office можно определить, как адаптивное технологичное функциональное и эргономичное бизнес-пространство. И так как Smart Office призван максимально утилизировать когнитивные возможности своих сотрудников – важно все. Современные цифровые технологии, локация, адаптивная архитектура, мебель, материалы, климат, звуковое оформление, прозрачные и понятные сервисы, трансформируемые, отвечающие запросам рабочие места. Именно симбиоз такого большого количества технологий и должен дать тот самый эффект, который поднимет эффективность людей и бизнеса на новый уровень.
Сегодня все сферы деятельности рассматриваются исключительно через призму прибыли и эффективности для бизнеса. Smart Office – не исключение. С этой точки зрения основные преимущества данного направления следующие:
- Энергосбережение – в данном случае за счет максимальной адаптации к потребностям пользователей, развитой аналитики использования здания, рационального использования оборудования, предоставления только необходимых сервисов;
- Эффект «ноу-хау» для арендаторов – часть функций попадает в рекламные обещания для длительной аренды. На текущий момент в наличии достаточно площадей, и арендатор вполне может принять решение в пользу умного офиса. Для коворкингов и других бизнесов, связанных с шаринг-революцией, эти функции являются важнейшими, без них данный сегмент уже не представляет своего существования.
- Максимальная эффективность использования пространств – гибкие планировочные решения, конфигурирование IT-инфраструктуры под запросы пользователей, быстрая адаптация сервисов;
- Устойчивое развитие и экологичность – в мире это направление давно поддерживается на уровне государства, показывает значительный рост и реальную эффективность. У нас остается в зачаточном состоянии и развивается лишь часть, приносящая реальную экономию. Отмечу, что имеющиеся на сегодня известные системы сертификации зданий, такие как BREEAM, полностью соответствуют идеологии умного офиса. Высокие оценки в подобных рейтингах будут говорить о том, что офис действительно отвечает самым высоким требованиям;
- Дополнительная безопасность – прежде всего, за счет стройной организации контроля доступа, видеонаблюдения, дополнительных систем (например, распознавание лиц, номеров автомобилей и т.п.).
Нельзя забывать, что для любой компании, работающей напрямую с клиентами, офис остается важным бизнес-маркером, и первичное мнение о деятельности, сотрудниках, способностях организованно и системно вести дела складывается из ощущений, полученных на первых встречах именно в офисе. Таким образом, правильнее говорить уже не об офисе, а о бизнес-пространстве – среде, в которой люди существуют.
Перспективы Smart Office
Технологии переживают рост, и сегодня можно смело говорить о перспективности данных направлений. Исследования и материалы по поведенческой психологии, влиянии среды на людей и производительность работы появляются каждый день и будут методично применяться при организации офисов в будущем.
Smart Office в России
Часто встречаются лишь визуальные проявления технологий – то есть компании делают ремонты в офисах, строят помещения для «мозговых штурмов», устанавливают тихие кабинки для общения по телефону, вешают интерактивные доски. Но никто не пользуется этими нововведениями, так как отсутствует базис в виде культуры применения технологий, а их деятельность не встроена в бизнес-процессы.
Лучше всего понимают и применяют описанные идеи новые компании, работающие на динамичных рынках (прежде всего, IT). Именно они первыми осознали, что технология работает, и научились максимально эффективно ее применять, так как уровень конкуренции, не позволяет им работать неэффективно. Из крупных первыми перестроились также IT-компании. Например, Яндекс или Mail.ru имеют очень гибкие и эффективные офисные пространства.
Интересно, что простое копирование уже работающих методик не всегда можно встроить в свои бизнес-процессы, так как компании-первооткрыватели «вырастили» их внутри, пройдя через все сложности, и гармонично вписали в свою деятельность.
Вызовы и сложности
Основная сложность состоит в том, что изменения происходят в живых бизнесах, которые работали до этого, и не всегда осознают, зачем им нужны подобные трансформации. Поэтому Smart Office часто выглядит как попытка адаптировать текущие достижения к старым идеям организации труда, имеющимся зданиям и планировкам, инженерным системам. Такой подход значительно снижает эффективность технологии.
Постоянное развитие требует постоянных изменений внутри – перестройки неэффективных зон офиса и переосмысления, исходя из корректировки направлений бизнеса. То есть требуется осознание, что офис будет постоянно изменяться, адаптируясь под требования бизнеса.
Требования к Facility-операторам значительно повышаются при работе в подобных офисах. Необходимо, чтобы оператор обладал современной цифровой платформой для бесшовной интеграции сервисов и понимал необходимость и важность прозрачных сервисов для клиентов такого типа офисов.
Если вы решились на строительство современного офиса, то к задачам лучше привлекать профессиональных консультантов для проработки архитектурной составляющей, а на втором этапе привлечь управляющую компанию к описанию инженерных решений, исходя из опыта эксплуатации. Также рекомендуется пройти экологическую оценку эффективности зданий на всех этапах строительства.
На сегодня описываемые функции не являются стандартами при проектировании инженерных систем и должны формулироваться дополнительно. Такие сложности как организацию систем пожарной безопасности, учитывающую все варианты конфигураций помещений, гибкость при организации электрических подключений, конфигурирование освещения необходимо предусмотреть как можно раньше.
Smart Office и его отдельные правления уже показали свою эффективность и, благодаря развитию технологий, продолжат внедряться и преобразовывать привычные офисы в более приятные и эффективные бизнес-пространства.
