Виртуальный офис – это комплекс услуг, в который входит предоставление престижного адреса, доступ к переговорной комнате, конференц-залу или кабинетам по этому адресу, а также служба приема и переадресации входящих звонков. При этом компания или предприниматель не арендуют офисное помещение на постоянной основе.
Секретарское обслуживание уже включено в «пакет» услуг. Секретарь отвечает на звонки от имени компании-заказчика, принимает и отправляет корреспонденцию, бронирует переговорную комнату на необходимое время. Секретарь обслуживает сразу несколько различных компаний, пользующихся этой услугой.
История формата
Принято считать, что «пионером» в сфере виртуальных офисов была австралийская компания Servcorp, открывшая первый такой офис в 1980 году. Концепция виртуального офиса появилась у её основателя, предпринимателя Альфа Моффириджа, когда он понял, что на аренду офисного помещения идет значительная часть прибыли. При этом многим компаниям, понимал бизнесмен, офис как помещение не нужен вовсе.
Термин «виртуальный офис» появился в 1983 году, когда американский журналист Крис Керн (Chris Kern) опубликовал в журнале авиакомпании American Airlines одноименную статью – «The virtual office». Речь в его статье шла о ноутбуках и их пользе для бизнесменов в поездках. Основная идея «виртуального офиса», по Керну, – офис в любом уголке мира. И хотя статья была о портативных компьютерах, а не о виртуальных офисах в современном понимании, концепция очень похожа.
Наиболее крупные международные бренды в сфере виртуальных офисов сегодня – это Regus, Servcorp, Davinci Virtual и Alliance Virtual. Они сформировали целые сети полностью оборудованных офисных центров, в каждом из которых компания-клиент может воспользоваться услугой «виртуальный офис». Средняя стоимость минимального «пакета», включающего только предоставление престижного адреса, составляет за рубежом около $75 в месяц. Максимальный пакет, в который входит престижный адрес, прием и переадресация звонков, а также определенное количество часов работы в офисе, будет стоить от $500 в месяц.
Строже всего деятельность компаний, предоставляющих услугу «виртуальный офис» контролируется в Великобритании. В 2002 году был принят кодекс «Схема честной торговли почтовыми адресами» (the M.A.I.L Fair Trade Scheme), направленный на поощрение сотрудничества в сфере виртуальных офисов между операторами данной услуги и государственными органами. Компании, предоставляющие услугу в Великобритании, должны в обязательном порядке фиксировать подробную информацию о всех своих клиентах, а также иметь возможность предоставить правоохранительным органам все оставленные инструкции по пересылке корреспонденции. Еще одна особенность виртуальных офисов в этой стране – здесь есть целые бизнес-центры, обслуживающие только «виртуальных клиентов».
В России на сегодняшний день ситуация такова: услугу «виртуальный офис» предлагают call-центры и бизнес-центры. В первом случае суть услуги состоит в предоставлении заказчику выделенного телефонного номера, во втором – в возможности использовать престижный адрес реального бизнес-центра и проводить переговоры в офисе. Телефония отходит на второй план. В основном на российском рынке, а, скорее даже, на рынке Москвы и Петербурга преобладают call-центры.
Портрет аудитории
Компания Davinci Virtual приводит данные по аудитории формата в США и в Европе. Консалтинг, юриспруденция, недвижимость, технологии, реклама и маркетинг, интернет-магазины и индустрия развлечений – это сферы деятельности, открывающие виртуальные офисы чаще остальных. Это могут быть как крупные компании, так и предприниматели, работающие из дома.
Свои особенности есть у российской аудитории. В большинстве своем это малый и средний бизнес, часто – компании, открывающие имиджевое представительство в Москве или Петербурге. Анастасия Андреева, руководитель направления «виртуальный офис» в петербургской Управляющей компании «Офис-М» отмечает, что значительная часть «виртуальных» клиентов компании относится к сфере торговли (39%), на сферу строительства приходится 19% клиентов, 7% – логистика, 6% – туризм, 4% – недвижимость. Остальное приходится на информационные услуги, телекоммуникацию, юриспруденцию, консалтинг и дизайн.
Плюсы виртуального офиса
Представители малого и среднего бизнеса обращаются к этому формату в основном благодаря его экономичности. Экономия на аренде офисного, найме персонала для многих компаний может стать ключевым аргументом в пользу виртуального офиса.
Еще одно ощутимое преимущество – это формирование положительного имиджа за счет престижного адреса и реальной офисной площадки для проведения переговоров. Именно поэтому виртуальными офисами часто пользуются региональные компании, открывающие таким образом имиджевые представительства в столице.
Для крупных компаний, осваиваивающих новые рынки, преимущества виртуального офиса состоят в следующем:
- Экономия времени при открытии нового представительства
- Минимальные риски на начальных этапах ведения бизнеса
- Не нужно самостоятельно искать квалифицированный персонал для ответа на телефонные звонки
- Возможность сконцентрироваться на своей основной деятельности
- Возможность вести бизнес, находясь территориально в другом месте.